Андреева, И.Н. Новые подходы к управлению временем,
или не торопись и … всё успеешь! / И.Н. Андреева // Кадровая служба. – 2008. – № 6.
Когда Бог создавал время, он создал его достаточно.
Ирландская пословица
«У меня сейчас нет на это времени!», «У меня опять на работе аврал, похоже, я не смогу на этой неделе выкроить время для своей семьи и для занятий спортом», « Я знаю, что надо есть более здоровую пищу, но у меня нет времени. Я рад, если мне удаётся хотя бы выпить чашку кофе на ходу». «У меня нет времени на то, чтобы составлять план и всё по нему расписывать»… Знакомые вещи, правда?
Сейчас ритм нашей жизни необычайно ускорился. Поток информации удваивается примерно каждые двадцать месяцев. Что это означает для исполнителя? От него требуют в два раза больше, он получает в два раза больше писем, факсов и электронных сообщений. Работник всё более напоминает Буриданова осла: возможности выбрать, какое дело следует сделать в первую очередь, увеличились более чем в два раза. Большинство людей, говоря о свободном времени, замечают, что его стало меньше, а качество жизни понизилось. Нам приходится работать быстрее, между тем ритмы человеческого организма не изменились со времён Моисея. И что в результате? Хронические заболевания, вызванные постоянным стрессом: сердечные боли, артриты, язва желудка, нервные срывы. А ещё – потеря друзей, распавшиеся семьи. Постоянно понукая себя в работе, мы становимся похожими на загнанных лошадей, которые совершенно потеряли ощущение вкуса жизни. Как говорится, стоит ли овчинка выделки?
Болезнь загнанности
В США обнаружена новая болезнь – болезнь загнанности (Hurry Sickness). Она вызывается ошибочным мнением, согласно которому, если мы ускорим все процессы в достаточной степени, то, в конце концов, сможем «добиться всего».
Когда Тиль Уленшпигель с узлом своих пожитков на плече шёл пешком в ближайший город, его обогнала весьма быстрая карета. Возница, который, казалось, чрезвычайно спешил, крикнул: «Далеко ли до ближайшего города?»
«Если поедете медленно – полчаса, а если поедете быстро, то полдня, господин!» – ответил Тиль.
«Шут гороховый!» обругал его возница, схватил плеть и погнал лошадей ещё быстрее. Карета помчалась дальше.
Тиль Уленшпигель шёл своим путём. На дороге было много выбоин. Час спустя он обнаружил карету, лежавшую в придорожной канаве и заметно пострадавшую. Передняя ось была сломана, а возница, бранясь, пытался её починить.
Возница с упреком посмотрел на Тиля, на что тот сказал только: «Я же вас предупреждал: поедете медленно – полчаса…»
«Чем больше я тороплюсь, тем медленнее движется дело!» Вы идёте на работу пораньше, решив нагнать всё, что не успели, – и сталкиваетесь с множеством проблем и помех. К концу дня, несмотря на то, что приложили все мыслимые и немыслимые усилия, вы не можете вычеркнуть ни одного пункта из вашего списка. Вместо этого в сферу вашей ответственности вошло ещё пять задач.
Знакомо, не правда ли? Утешает лишь то, что вы не одиноки: большинство людей страдают от последствий сокращения штатов, от требований выполнять всё больший объём работы за всё более короткие сроки, с меньшим количеством сотрудников и с более низким бюджетом.
Однако болезнь загнанности – это не просто ощущение постоянной спешки и желание вырваться из круговорота ежедневных обязательств. Признаком данной болезни является то, что наше ощущение срочности вызвано не действительной потребностью в быстрых действиях, а неправильными установками. Нам внушили, что прийти первым достойно поклонения. При этом скорость превращается в самый важный критерий эффективности. Пусковыми сигналами для нас служат наручные часы, будильник, кофе за завтраком и сотни ожиданий, которые мы на себя возлагаем.
Как установить заражены ли мы болезнью загнанности? Перед вами список её типичных симптомов. Подсчитайте, сколько из них вы обнаруживаете у себя.
2. Я прерываю других и \ или заканчиваю за них фразы.
3. На совещаниях я испытываю нетерпение, когда кто-либо отклоняется от темы.
4. Мне трудно уважать людей, которые постоянно опаздывают.
5. Я тороплюсь, всегда стараясь быть первым в очереди, даже если это не имеет значения.
6. Если в магазине или в ресторане мне приходится ждать дольше, чем пару минут, я испытываю нетерпение и ухожу или жалуюсь. Для меня время – деньги!
7. В целом я считаю людей, которые медленно говорят, медленно действуют или медленно принимают решения, менее способными. Я удивляюсь людям, которые могут поддерживать быстрый темп! Я горжусь своей быстротой, трудолюбием и пунктуальностью.
8. «Слоняться» я считаю пустой тратой времени.
9. Я горжусь, когда получается устраивать дела в оговорённые сроки, и предпочёл бы отказаться от шанса улучшить продукт, чем смириться с опозданием.
10. Я часто поторапливаю своих детей и / или мою супругу (супруга).
Результаты теста. 0-3 балла: поздравляем! У вас есть хорошие предпосылки для того, чтобы переносить нагрузки без ущерба для здоровья, и вы уже знаете: «В спокойствии сила». 4-6 баллов: вы в опасной зоне. Постарайтесь добиться более надёжного баланса между стрессовыми нагрузками и соответствующими восстановительными программами (отдых, расслабление, психологическая гигиена). 7 и более баллов: болезнь загнанности уже перешла у вас в опасную стадию! Вам следует постепенно снижать обороты, пока не стало слишком поздно!
Суета далеко не всегда является признаком эффективной деятельности. Для иллюстрации можно использовать метафору из мира компьютеров: слово «грузиться» характеризует ситуацию, когда компьютер занят административной или организационной работой, при этом настоящая работа выполняться не может. Страдая болезнью загнанности, мы торопимся, не замечая, что при этом теряется подлинный смысл деятельности. Так, если торопливо вести совещание, его, конечно, можно закончить в срок, но в результате не удастся завоевать доверие или получить отзывы участников.
Но и это не самое важное. Проторопившись всю жизнь, вы возможно и станете самым-самым (самым молодым генеральным директором, самым быстрым марафонцем, самым скоростным исполнителем), но не успеете получить удовольствие от неспешной близости с друзьями или семьёй или спокойного отдыха на природе. Когда выросший ребёнок скажет вам, что у вас никогда не было времени для него, может быть уже слишком поздно, чтобы что-то исправить.
Бороться с болезнью загнанности можно, следуя рекомендациям, предложенным немецким учёным Л. Зайвертом:
1. Составляя план на каждый день и каждую неделю, включайте в него «пустое» время, когда вы забываете о часах.
2. Снимайте ваши наручные часы по вечерам или в выходные.
3. Отводите себе время для «ничегонеделания».
4. Порадуйте себя: помечтайте, порисуйте человечков, вздремни-те или просто погуляйте.
5. Оценивая проведённый день, похвалите себя, если вам удалось создать равновесие между «делать» и «быть», между выполнением рабочей нагрузки и вдыханием аромата роз, между продуктивной и осознанной жизнью.
6. Сознательно планируйте периоды покоя и молчания. Прислушивайтесь к своему телу, к своим ощущениям, к интуиции. Гений черпает вдохновение в молчании.
«Если вы хотите пользоваться одним из величайших наслаждений жизни, роскошью обладания достаточным количеством времени, времени для отдыха, времени обдумывать вопросы от начала до конца, времени определять дела, которые следует сделать и которые вы сможете сделать наилучшим образом, помните, что существует только один путь. Вы должны меть достаточно времени, чтобы обдумать и спланировать ваши дела, распределив их по степени важности. Ваша жизнь приобретет новый интерес, и вы добавите годы к своей жизни и больше жизни к своим годам. Расставьте все ваши дела по своим местам. Пускай каждое ваше дело будет иметь свое время», – справедливо отмечал Бенджамин Франклин.
Модель временного баланса
В организациях, работающих по американскому образцу, универсальным стандартом является формула «as soon as possible» («как можно быстрее»). Многие из сотрудников подобных организаций испытывают ощущение, что живут, двигаясь по полосе для обгона.
Представим себе такую ситуацию. Вы приходите к врачу и говорите: «Доктор, я не знаю что со мной. Вам нужно за двадцать минут поставить мне диагноз прямо сейчас, без всяких анализов. А к понедельнику я вообще хочу быть здоров». Абсурдно, правда? Невозможно представить, чтобы врач ответил: «Хорошо, будет сделано».
Между тем, в нашей повседневной работе подобные предложения – обычное дело. Многие вещи, о которых нас просят, просто невозможно выполнить за такие короткие сроки. Однако руководитель заявляет: «График, конечно, напряжённый, но ты справишься» или ещё похлеще: «Не справишься – найдём другого». И мы из последних сил стараемся – худо-бедно – выполнить свою невыполнимую миссию. Очевидно, что скоростной менеджмент повышает рабочее давление на сотрудников и вредит их здоровью.
Остаётся лишь один путь к эффективному управлению временем – его планирование и экономия. Кстати, в английском языке свободное время обозначается двумя терминами: «free time» (свободное время) и «spare time» (запасное, «сэкономленное» время). Многие люди пытаются экономить на свободном от работы времени в пользу успеха в профессиональной деятельности. Мы экономим на отдыхе, а в своё «spare time» пытаемся вместить как можно больше работы и достижений. Правильно ли это?
Известный психолог Н. Пезешкян постоянно подчёркивал необходимость равновесия между профессиональной и частной жизнью. Он выделяет четыре жизненные сферы: тело; достижение и работа; смысл; общение. Они зависят друг от друга. Так, следствием перегрузки на работе может быть невнимание к своему самочувствию, а также ослабление личных контактов и отношений. Без опоры на ясные представления о ценностях и смысле быстро и надолго снизятся личная мотивация и способность добиваться успеха. Уделяя слишком много времени и сил достижению успеха, человек неизбежно пренебрегает другими жизненными сферами, что, в свою очередь, негативно сказывается на достижениях.
Четыре жизненные сферы должны находиться в равновесии. На каждую из них должно приходиться примерно 25% времени. Между тем, в нашей культуре на «достижения и работу» приходится 50-70 % времени, вопросам «о смысле» отводят максимум 5-15 %. «Общение» снабжается временем по остаточному принципу, а к «телу» многие люди вообще равнодушны (потчуют его гамбургерами или пережаренными пирожками и не особо утомляют физическими упражнениями). А сколько процентов вашего активного времени отдаёте каждой сфере вы? Не раздумывая, разделите общий показатель – 100 % – между четырьмя сферами. Итак, насколько гармоничен ваш временной баланс?
Между тем, если одна или две сферы практически «вышли из употребления», то другие начинают доминировать, при этом нарушение баланса приводит к дисгармонии как в личностной, так и в профессиональной сфере. Так, чрезмерно увлечённый достижениями и работой человек приносит свои производственные проблемы и дела домой, что мешает ему наслаждаться свободным временем и отдыхать. В результате – психосоматические заболевания вследствие перегрузок. Погружение в работу, отгораживание от мира книгами, второй компьютер дома – всё это способствует изоляции и отчуждению в отношениях с другими людьми. Глубинное погружение в поиски смысла может привести к мрачному тупику или сомнительному сектантству. Вместо того, чтобы переоценивать одну из сфер, лучше привести их к равновесию и гармонии. Так будет полезнее – как для физического и психического здоровья, так и для работы. А экономить лучше на потерях времени. Для этого нужно правильно спланировать своё время.
Долгосрочное планирование времени
Перед тем, как приступить к планированию рабочего дня, необходимо задать себе вопросы: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день? Какую роль я придаю сегодняшнему дню по сравнению с завтрашним и вчерашним?» Ответить на эти вопросы важно, потому что сегодняшний день – это звено в цепочке вашей карьеры, вашего жизненного пути, следствие вашего «вчера» и прелюдия всех ваших «завтра». Не понимая логики своего жизненного пути, трудно что-либо планировать вообще. Поэтому начинать нужно с долгосрочного планирования.
Важным инструментом такого планирования времени является ежедневник. Приобретя «планировщик» на следующий год, отметьте праздники, семейные события, дела, не связанные с работой (например, собрание гаражного кооператива или общественной организации), – это время уже занято. Перенесите в новый ежедневник все ваши рабочие обязательства. Добавьте в него контрольные сроки, к которым должны быть выполнены основные дела.
Реалистичнее обходиться со временем помогают маркеры. К примеру, жёлтым цветом можно подчеркнуть в ежедневнике встречи вне офиса, для того чтобы напомнить себе: нужно время на дорогу. Красным можно подчеркнуть дела, которые требуют много подготовки. Рабочие совещания (на них нужно явиться в заранее оговорённое время), подчеркнём оранжевым. Зелёным обозначим паузы для отдыха и всё, что связано с развлечениями.
При определении поэтапных целей на ближайший год доказала свою эффективность формула «МУДРО», согласно которой цель должна соответствовать пяти критериям:
• У – поддаётся учёту. Цель и степень её достижения должны поддаваться проверке («Если можно измерить, то можно сделать!»).
• Д – сориентирована на действия. Цель должна открывать путь к позитивным изменениям, а не указывать на то, что делать не следует.
• Р – является реалистичной. Цель должна быть отдалённой, но всегда – достижимой.
• О – ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения.
Рекомендуется определить «мудрые» цели для каждой из сфер: тело, достижения, общение и смысл. Для этого ответьте на вопросы:
• Что вы хотите сделать в сфере своего тела – для здоровья, питания и восстановления сил?
• Что вы хотите сделать в сфере достижений – для вашего развития?
• Что вы хотите сделать в сфере контактов – для вашей семьи, друзей, знакомых?
• Что конкретно вы хотите сделать в сфере смысла – для самореализации и индивидуального роста?
Залог успешного тайм-менеджмента заключается в том, чтобы планировать время для себя, для собственных жизненных радостей с той же увлечённостью, фантазией и самодисциплины, с которыми вы отдаётесь работе.
Ежедневное планирование времени
Когда планировать день? Лучше в конце рабочего дня или вечером накануне. После ночного отдыха к вашему плану могут добавиться новые дела или измениться приоритеты (утро вечера мудренее, потому что ваше подсознание решает поставленные перед ним задачи, пока вы спите). Если же вы откладываете планирование до утра, то часто приходится заполнять ежедневник в спешке и небрежно. Срочные дела выходят на первый план, вытесняя важные.
Составить программу дел для одного дня непростая задача. Отметьте на листе ежедневника все дела, которые вы планируете на завтра, а также то, чем, вы хотите заняться в свободное время. К делам, которые вы запланировали заблаговременно, добавьте текущие дела: рутинные и те, что появились в последние дни.
Возможно, вам предстоят деловые встречи. Весьма разумным является подход к планированию, при котором вы сами их назначаете. Если вам кто-либо предлагает встретиться, не обещайте ему этого, пока не убедитесь, что встреча необходима.
Установите пределы времени для выполнения каждой задачи. Помните о том, что дело имеет тенденцию занимать столько времени, сколько вы на него отводите при планировании. При этом вреден чрезмерный оптимизм по поводу сроков исполнения. «Чтобы определить, сколько времени потребует работа, возьмите время, которое, по-вашему, на неё необходимо, умножьте на два и замените единицы измерения на единицы более высокого порядка», – гласит закон Вестимейера. Это означает, что работа с предположительной продолжительностью в неделю будет на самом деле сделана не менее, чем через два месяца.
Затем установите приоритеты. Они состоят из двух компонентов: срочность и важность, которые представлены в различной пропорции. Примером срочного, но не важного дела является ремонт проколотой шины вашего автомобиля. К важным, но не срочным делам можно отнести разработку маркетинговой политики вашей компании. А вот если директор вашей фирмы пригласил вас к нему на совещание в 16.30 для обсуждения новой стратегии отбора персонала – это дело является и срочным, и важным одновременно.
Некоторые задачи, которые не являются важными и срочными, тем не менее, приходится выполнять в первую очередь. В качестве критерия здесь можно использовать соотношение время / прибыль. Если прибыль (или польза) велика, а затраченное время мало, то не откладывайте это дело в долгий ящик. Например, перед тем, как вы приступите к написанию письма с деловым предложением вашему основному партнёру (важное дело), вы можете поручить выполнение нескольких второстепенных дел по его подготовке вашим сотрудникам. При этом несколько сэкономленных минут позволят вам более детально обосновать деловое предложение.
Систему приоритетов выполнения дел можно обозначать либо присвоением номера или буквы алфавита, либо использованием каких-либо других пометок. Например:
А – должно быть сделано сегодня
В – следовало бы сделать сегодня
С – возможно сделать сегодня
Дела, требующие уединения, концентрации и созидательного мышления, психологи рекомендуют выполнять до 10 утра. Это самое высокопродуктивное время для большинства людей. Но если вы принадлежите к меньшинству, и вам лучше работается ночью или во второй половине дня, то планируйте наиболее сложные дела на продуктивное для вас время.
Возможно, вы и не сможете выполнить все дела, помещённые на завтрашний листок ежедневника. Однако, если вы будете выполнять работу в соответствии с установленными вами приоритетами, то сделаете, по крайней мере, все важные дела.
Проверьте, есть ли в вашем расписании «окна», или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать. «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить», – заметил Ф. Ницше. Если вы сможете подобрать для этих «карманов» соответствующие по времени задачи (например, написать письмо, позвонить по телефону), то вы, не торопясь, успеете сделать больше.
Однажды владелец крупной компании поставил сложную задачу перед консультантом в области менеджмента Чарльзом Ли: «Покажите мне, как я могу увеличить свою производительность труда, и я заплачу вам любую сумму в пределах разумного». Ли положил передним лист бумаги. «Каждый вечер записывайте все дела, которые вы собираетесь выполнить завтра, сказал он, – и пронумеруйте их по степени важности. Начните следующее утро с выполнения дела под номером один и продолжайте его до тех пор, пока не закончите. Затем начинайте дело номер два, затем номер три, потом номер четыре… Не беспокойтесь, вы не успеете выполнить их все. Если вы не сможете выполнить ваши дела согласно этой системе, вы не сможете их выполнить ни в какой другой. Используйте эту систему каждый день».
Вскоре Чарльз Ли, вместе с чеком на 25 тысяч долларов, получил признание в том, что это был самый полезный урок, который его собеседник получил за всю свою карьеру бизнесмена.
Если вы обнаружите, что в результате планирования работа идёт не очень хорошо, то задайте себе вопрос: «Выполняю ли я дела, которые обладают наивысшим приоритетом?». Если это не так, то Л. Зайверт предлагает ответить на следующие вопросы:
• Может быть, стоит отложить выполнение некоторых задач, поскольку их время ещё не пришло?
• Ясно ли сформулирован каждый вопрос и задача?
• Возникают ли трудности при принятии решений?
• Обладаю ли я всей необходимой информацией для принятия решения?
• Возможно, мне пришлось отклониться от плана из-за прессинга руководства или цейтнота в работе?
• Мне пришлось отказаться от задачи, потому что она оказалась слишком трудной или слишком надоедливой?
• Не является ли причиной моих неудач отсутствие уверенности в себе?
Внимательный анализ полученных ответов позволит установить, является ли реальным ваш бюджет времени. Если он реален, тогда источники ваших проблем – в исполнении.
Основной причиной неисполнения бюджета времени являются прерывания. Им могут способствовать отвлекающие телефонные разговоры, посетители, приходящие без дополнительной договорённости.
Для предотвращения неожиданных прерываний можно ввести «красное» и «зелёное» время. Вас можно прервать только в «зелёное» время. В «красное» время вы не отвлекаетесь от работы. Если кто-то попытается отвлечь вас в часы «красного» времени, можете просто сказать: «Извините, сейчас я очень занят одной проблемой. Могу ли я по-дойти к вам в … (называете временной интервал из вашего «зелёного» периода)?». Большинство людей с пониманием отнесутся к такой вежливой просьбе.
Остерегайтесь людей, отнимающих время. Столкнувшись с ними, можно на время покинуть кабинет или заявить, что вы очень заняты и, к сожалению, у вас нет времени на разговор. Если «пожиратель времени» позвонил вам по телефону, и вы никак не можете от него избавиться, то, не прекращая разговор, свободной рукой прервите связь. Это воспринимается, как будто вас разъединили. Затем оставьте трубку снятой, чтобы до вас не могли дозвониться.
Если вас отвлекают звонки по мобильному телефону, переведите его в режим: «Абонент недоступен». Не стремитесь быть полезным для всех. Вместо того, чтобы тратить время на долгие разговоры, лучше обменивайтесь письмами по электронной почте.
Чтобы по возможности избежать прерываний, нужно научиться говорить «нет». Возьмите за правило никогда не говорить «да» бездумно, автоматически. Учитесь отказывать твёрдо и тактично. Помните, что чрезмерное количество обязательств – это путь к провалу, перегрузкам и ухудшению здоровья.
Когда вам нужно отказать кому-либо, лучше сделать это быстро и решительно. Такие неопределённые фразы как «Я подумаю об этом» или «Я не знаю», порождаю надежду, которая позже превратиться в сильное разочарование вами. Лучше расставить точки над i сразу же. Известный психолог Дж. Келли приводит перечень основных прав человека, которые необходимо помнить, чтобы не потерять уверенность в себе. В их числе – право отвечать отказом на просьбу, не чувствуя себя виноватым и эгоистичным.
Ежедневный план не должен превращаться в подобие сторожевой собаки. Ваш список ежедневных дел нужно уважать, но не стоит канонизировать его как Святое писание. Это всего лишь инструмент, но не идол для поклонения. В противном случае не остаётся времени для того, чтобы помочь тому, кто в этом нуждается, насладиться дружеской беседой на улице или навестить родных. «Наслаждение всегда после: после того, как выполнены все дела, для которых установлен крайний срок, даны ответы на письма, сделаны звонки и т.д. Но всё-таки это время никогда не приходит. Потому что появляются новые письма, крайние сроки работы и жизнь опять откладывается до этого после – пока, наконец, не станет слишком поздно. Хомяк на топчане имеет столько же свободы», – писал Дж. Стейнберг о фанатиках планирования времени.
Семь главных правил планирования дня гласят:
1. Главный принцип планирования – записывать (записывайте в ежедневник все дела, задачи и назначенные встречи).
2. Планируйте новый рабочий день накануне вечером.
3. Цените время и устанавливайте временные лимиты.
4. Не составляйте план на целый день, оставьте буферное время (примерно 40-50 %).
5. Объединяйте сходные дела в рабочие и временные блоки, при-дайте вашему дню общую структуру, но пусть она остаётся гибкой.
6. Последовательно сконцентрируйтесь на приоритетах.
7. Начинайте, проживайте и заканчивайте день позитивно. Получайте удовольствие от своих успехов.
Момент, когда можно остановиться и сказать: «Всё! Достаточно на сегодня», на-ступает, когда основная работа выполнена, а всё, что остаётся, это только внешняя отделка.
В конце дня нужно подвести его итоги, сделать выводы и спланировать следующий день. Личные итоги дня поможет подвести следующий опросник:
• Приблизил ли меня сегодняшний день к моим целям?
• Чему я научился сегодня, что я в будущем буду делать по-другому?
• Мог ли я отказаться от некоторых дел?
• Все ли мои идеи и соображения я занёс в записную книжку?
• Как я смогу вознаградить и поощрить себя?
• Что самое лучшее из того, что я ещё мог бы сделать сегодня?
• Как я спланирую следующий день?
Эффективное планирование времени не должно быть жёстким, оно не исключает возможность манёвра: нужно иметь некоторый запас времени для непредвиденных дел. Это запасное время позволит выполнить все необходимые дела наиболее экономичным путём. Когда вы не ловите рыбу – чините свои сети.
Эффективный тайм-менеджер – кто он?
Когда мы собираемся что-либо в себе изменить, то очень важно представлять себе тот идеал, ради которого мы стремимся к переменам. Как конкретно вы изменитесь, если научитесь управлять временем?
Один из ведущих специалистов в области управления временем Ф. О’ Коннелл описывает портрет эффективного тайм-менеджера следующим образом. Такому человеку нравится ходить на работу. Часто он предпочитает приходить на работу пораньше, чтобы позаниматься в спокойной обстановке. Он всегда планирует свой день, включая в план список приоритетов. Эффективный тайм-менеджер интуитивно чувствует, что должно быть сделано и когда. Наиболее важные дела он выполняет, когда его обычно никто не отрывает – в период так называемого «красного времени». В «зеленое время» такой сотрудник более открыт для внешних контактов, и его могут отвлекать от главного как люди, так и менее важные дела. В его распорядке дня предусмотрены и непредвиденные обстоятельства. Если тайм-менеджер планирует уйти в 17.00, то пытается завершить дела, скажем, уже к 16.00.
Внутренне наш герой обычно сохраняет спокойствие, не часто выходит из себя и не повышает голос. Сталкиваясь с трудностями, он, скорее, пытается разрешить их, чем давать им распространяться. Отлично выполняя работу, эффективный тайм-менеджер почти всегда выполняет свои обязательства и в итоге меньше страдает от стресса на службе. Он не только преуспевает на работе, но и уходит домой вовремя.
Таких, как наш герой, характеризует уважительное отношение окружающих. Эффективный тайм-менеджер говорит то, что думает, определяет все возможные варианты, предлагает их и позволяет принять лучшее решение.
Если кто-либо пытается навязать эффективному тайм-менеджеру какое-нибудь задание, то это задача не из легких. Человек, который ценит время, не возьмется за что-либо просто потому, что задание как будто свалилось с потолка. Он четко выяснит, сколько времени потребует выполнение, постарается вникнуть в то, что ему поручают, и потом выполнит все настолько хорошо, насколько сможет.
Такой человек одержим своей работой. Он заинтересован в ней и знает ценность того, что делает. Эффективный тайм-менеджер знает высоту планки, которую может взять, и, когда требуется, готов к сотрудничеству с руководством. У нашего героя хорошие профессиональные взаимоотношения с боссом, потому что он очень надёжен. Если такой человек дает обещание, то руководитель может полагаться на него.
У эффективного тайм-менеджера иное отношение к перерывам в работе, нежели у большинства сотрудников. Во-первых, стоит хорошо подумать, прежде чем пойти и прервать его деятельность. Если у вас есть вопрос к нему или проблема, то для начала вам придётся хорошо все продумать и сформулировать. В противном случае он может настоять на том, чтобы вы описали проблему или заполнили специальную форму. Если вы заранее не подготовились к беседе, то уйдете с ощущением, что вам вообще не следовало приходить.
Дважды подумайте, прежде чем подойти к нему с вопросом: «Ты вчера вечером смотрел матч (или сериал)?». Если попадете в его «красное время», то явно получите отказ. Не мечтайте даже подойти к нему в последнюю минуту со срочным делом, иначе услышите: «Недостатки вашего планирования – ваши проблемы». Он может «спасти вашу шкуру», но только в виде исключения, о чём сразу же и предупредит.
Эффективный тайм-менеджер практически никогда сразу не соглашается с предложением. У него масса способов сделать так, чтобы собеседник не почувствовал, что ему отказали. Один из его любимых методов – увеличить крайний срок выполнения, о котором вы просили, в два или три раза. Допустим, в понедельник в 11.00 вы подходите к нему с каким-то неотложным делом, которое необходимо выполнить сегодня к обеду (к 13.00), то есть за два часа. Он невозмутимо ответит вам: «Невозможно, но к концу дня (к 17.00) я постараюсь». То есть запрос на 2 часа обернулся ответом на 5 часов (11-13 и 14-17).
В целом люди, которые преуспевают на работе и уходят домой вовремя, довольны положением дел на работе, потому что могут выбирать ход вещей и умеют согласовывать его с вышестоящим руководством.
У эффективного тайм-менеджера нет чувства вины, особенно когда он уходит с работы в 17.00. Кроме того, уходя, он не беспокоится о работе. Такой человек не ищет одобрения окружающих. Его работа говорит сама за себя, сама себя утверждает и в других комментариях не нуждается. Как говорили древние римляне: «Когда факты перед глазами, к чему слова?»
Обычно у эффективных тайм-менеджеров хорошее чувство юмора – оно незаменимо в напряжённых ситуациях. Такие люди не обвиняют других и не пытаются освободить себя от ответственности. Если они не выполнили что-либо к обещанному сроку, они сознаются в этом и принимают на себя все последствия. Эффективные тайм-менеджеры не боятся проиграть и готовы брать риск на себя.
Вы тоже можете стать таким: исполнять всё вовремя, ощущать удовольствие от работы и вкус жизни в целом – вне зависимости от того, какой у вас руководитель, компания, культура, сектор индустрии. Решение стать эффективным тайм-менеджером можете принять только вы сами. Вы можете принять его сегодня – если захотите.
